Tijd is geld, dus tijdverspilling is geldverspilling. Timemanagement is een skill die iedere werknemer en ondernemer daarom zou moeten beheersen. In dit blog delen we daarom 10 waardevolle tips waarmee je een pro wordt in timemanagement.
Stel SMART doelen op
SMART staat voor Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch en Tijdgebonden. Door jouw doelen SMART te maken weet je wat je wanneer af moet hebben en kun je daar je planning op afstemmen.
Planning is een must als het om timemanagement gaat
Zonder planning wordt timemanagement erg lastig. Zorg daarom dat je weet wanneer deadlines zijn. Niet alleen voor de oplevering van projecten, maar ook van deelprojecten. Dit kan je eenvoudig doen met software voor projectregistratie.
Met behulp van projectregistratiesoftware krijg je inzicht in hoeveel tijd je aan elk onderdeel besteed. Met die inzichten kun je vervolgens kijken of je bepaalde onderdelen van een project effectiever kunt doen.
Werk je niet met projecten, maar bijvoorbeeld met orders? Dan is projectregistratie niet van toevoegde waarde en kun je beter software voor orderregistratie gebruiken. Dit is soortgelijke software, maar dan op de verwerking van orders gericht.
Prioriteer taken
Leer om prioriteit te geven aan je taken op basis van hun urgentie en belangrijkheid. Focus op de taken die het meest bijdragen aan je doelen en vermijd tijd te verspillen aan minder belangrijke activiteiten.
Je kunt je taken verdelen in een matrix, waarbij je op de ene as aangeeft of een taak op korte termijn of lange termijn uitgevoerd moet zijn. Op de andere as geef je aan of een taak belangrijk is of niet. Op die manier maak je het jezelf makkelijker op prioriteiten te stellen.
Let er daarbij overigens op dat je tijd reserveert voor taken die in de toekomst belangrijk zijn. Anders kun je wellicht tegen problemen aanlopen. Denk bijvoorbeeld aan het volgen van een opleiding die je nodig hebt om door te kunnen groeien in je werk.
Gebruik time-blocking
Experimenteer met time-blocking, waarbij je specifieke tijdsblokken toewijst aan verschillende taken of activiteiten. Dit helpt je om gefocust te blijven en voorkomt dat je tijd verspilt aan multitasking.
Er zijn handige extensies die je aan je browser kunt toevoegen, zodat er bijvoorbeeld ieder uur een alarm afgaat. Tijdens dat uur mag je alleen focussen op een specifieke taak.
Beheer je takenlijst
Houd een takenlijst bij met alle taken die je moet voltooien en werk deze regelmatig bij. Breek grote taken op in kleinere, behapbare taken en streep ze af wanneer je ze hebt voltooid voor een gevoel van voldoening en vooruitgang. Tip: gebruik de eerder besproken matrix om prioriteiten in je taken aan te brengen.
Leer nee te zeggen
Wees assertief over je tijd en leer nee te zeggen tegen verzoeken of taken die niet bijdragen aan je doelen of prioriteiten. Het is belangrijk om je tijd te beschermen tegen de dingen die niet belangrijk zijn.
Elimineer afleidingen
Pak een notitieblok en schrijf zaken op die voor afleiding in je werk kunnen zorgen. Denk aan sociale media, e-mails of onnodige vergaderingen.
Neem maatregelen om afleidingen te elimineren. Dit kan onder meer het uitschakelen van meldingen en het creëren van een georganiseerde werkruimte omvatten.
Wees flexibel
Wees bereid om je planning aan te passen wanneer dat nodig is en om te gaan met onverwachte gebeurtenissen of veranderingen in prioriteiten. Flexibiliteit is een essentiële eigenschap van effectief timemanagement. Er zijn immers altijd zaken die anders lopen dan dat je vooraf had gedacht.
Reflecteer en leer
Neem regelmatig de tijd om terug te kijken op je timemanagementpraktijken en te evalueren wat wel en niet werkt. Leer van je successen en fouten en pas je aanpak indien nodig aan voor continue verbetering.
Door de besproken tips toe te passen en consistent te blijven, kun je een pro worden in timemanagement en je productiviteit verbeteren. Onthoud dat timemanagement niet alleen gaat over het beheren van je tijd, maar ook over het beheren van je leven op een manier die je voldoening en evenwicht brengt. Veel succes!
About Author
