Als je een bedrijf hebt dan weet je hoe belangrijk het kan zijn om bepaalde informatie binnenskamers te houden. Soms kan daar zelfs het succes van je bedrijf van afhangen.
Door het gebruik van een geheimhoudingsverklaring kun je voorkomen dat informatie die niet voor buitenstaanders bestemd is veilig blijft. Daarmee bescherm je mensen, financiële informatie, octrooien, recepturen en andere precaire informatie. In dit artikel leggen we je uit waarom zo’n verklaring soms echt nodig is en welke gegevens je kunt beschermen. Zo voorkom je dat er toch onverhoopt informatie in verkeerde handen terecht komt. Met deze verklaring bescherm je jezelf en de mensen om je heen, je bedrijf en je klanten. Denk niet het komt wel goed, ik vertrouw de mensen met wie ik werk. Het gaat niet om vertrouwen, het gaat erom dat je zorgt dat je bij misbruik onnodige schade kunt voorkomen.
Als je precaire informatie gaat delen met externe partijen
Je kunt partijen een geheimhoudingsverklaring laten tekenen als je belangrijke informatie gaat delen die niet voor iedereen bestemd is en waarvan je wilt voorkomen dat de informatie op straat komt te liggen. Stel dat je op zoekt bent naar een investeerder om de groei van je bedrijf te financieren. Deze investeerder heeft informatie nodig om te kunnen beoordelen of zijn investering de moeite waard is. Daarvoor heeft hij financiële gegevens nodig van je bedrijf. Voor jou is het van belang dat die gegevens bijvoorbeeld niet in handen komen van je grootste concurrent. Om dat te voorkomen kun je een verklaring opstellen zodat de investeerder de gegevens niet met anderen deelt. Datzelfde geldt als je je bedrijf wilt verkopen en een mogelijke koper wil je gegevens inzien. Ook dan zorg je ervoor dat jouw waardevolle gegevens binnenskamers blijft.
Geheimhoudingsverklaring voor personeel
Verder kan het aan te raden zijn dat je jouw personeel een geheimhoudingsverklaring laat tekenen om de informatie die ze van jouw bedrijfsvoering te zien krijgen voor zichzelf te houden. Dat kan gaan om allerlei informatie die niet bestemd is voor derden. Als je een productiebedrijf hebt dat bijvoorbeeld vitamines produceert dan kun je de recepturen beschermen en ervoor zorgen dat deze niet worden doorverkocht door kwaadwillend personeel. Ook kun je bijvoorbeeld de inhoud van trainingen beschermen zodat de medewerkers die vertrekken niet zomaar jouw trainingen kunnen blijven geven onder een andere naam. Alle informatie die voor jou waardevol is en niet bestemd is voor vreemde ogen kun je beschermen met een verklaring.
Een geheimhoudingsverklaring voor bescherming klantgegevens
Verder kun je gegevens van klanten beschermen omdat je ook je klanten wil behoeden voor vervelende verrassingen. Zo voorkom je dat gegevens van klanten worden doorverkocht of dat je mensen zomaar jouw klanten gaan benaderen voor zaken die niks met jouw bedrijfsvoering te maken hebben. In een geheimhoudingsverklaring kun je precies vastleggen wat er en wel en niet gedaan mag worden met klantgegevens en wie toegang heeft tot bepaalde gegevens onder bepaalde voorwaarden. Je kunt bij het opstellen van het arbeidscontract ook voorkomen dat personeel voor zichzelf gaat beginnen er met je klanten vandoor gaat met een geheimhoudingsverklaring. Dat wordt vaak een concurrentiebeding genoemd.
About Author
